Hybel Premium fungerer som et forsystem til regnskapssystemet, og på grunn av dette er det ikke nødvendig å føre en fullstendig kundespesifikasjon for leietakere i regnskapssystemet - det er tilstrekkelig å føre aggregerte tall eller samlesummer. Selve kundespesifikasjon ligger på Hybel og dette utgjør dermed en underspesifikasjon til kontospesifikasjonen i regnskapssystemet.
Du kan derfor bokføre samlesummer på månedlig basis basert på perioderapporten som du tar ut på Hybel. Dersom du ønsker en mer detaljert regnskapsføring med avdelings- eller prosjektnummer knyttet til bygg eller leiligheter kan du også importere enkelttransaksjoner til regnskapssystemet via en bilagsjournal.
Bokføringen på Hybel fungerer som følger:
- Når leie forfaller i henhold til forfallsdag definert i leiekontrakten inntektsføres dette som leieinntekter og balanseføres som en økning i fordringer leietakere
(Debet: Fordringer leietaker, Kredit: Leieinntekter) - Når leie betales inn til Hybel sin bankkonto for leie føres dette som en reduksjon i fordringer leietakere og en økning i fordringer forvalter
(Debet: Fordringer forvalter, Kredit: Fordringer leietakere) - Når leie overføres fra Hybel sin bankkonto for leie til utleiers bankkonto (vanligvis samme dag som leie innbetales) føres dette som en økning i bankinnskudd og en reduksjon i fordringer forvalter
(Debet: Bankinnskudd, Kredit: Fordringer forvalter)
For å få integrasjonen til å fungere optimalt er det lurt å gjøre følgende ved oppstart:
- Opprett en egen konto i regnskapssystemet for fordringer du har på leietakere som er registrert via Hybel. F.eks: "1510 Fordringer leietakere".
- Opprett en egen konto i regnskapssystemet for fordringer du har på Hybel AS (leie som er innbetalt til Hybel men ikke overført til utleier). F.eks "1520 Fordringer forvalter".
- Gå til Økonomi i menyen og fanen Innstillinger for å sette opp regnskapsinnstillinger. Skriv inn hvilke regnskapskontoer som skal benyttes til bokføringen slik at det blir samsvar mellom rapportene og regnskapet.
- Dersom du benytter bilagsjournalen for å importere transaksjoner til regnskapssystemet må du også sette opp hvilke MVA-koder som skal benyttes for importen.
- Du kan i tillegg sette opp avdelings- og prosjektnummer pr bygg/leilighet dersom du ønsker å føre avdelings- eller prosjektregnskap i regnskapssystemet.
Mer info:
Hvordan tar jeg ut regnskapsrapporter?
Hvordan kan jeg importere leie-fakturaer og innbetalinger til mitt regnskapssystem?